Buchhaltung Grundlagen

Das Kassenbuch – nur für große Unternehmen ein Muss?

19. April 2013

Kassenbücher richtig führenUnternehmen, die ihren Gewinn über eine Bilanzierung ermitteln, sind gesetzlich zum Führen eines Kassenbuchs verpflichtet. Bei kleineren Unternehmen die eine Einnahme-Überschussrechnung durchführen besteht grundsätzlich keine Verpflichtung, ein Kassenbuch zu führen. Das freiwillige Führen eines Kassenbuchs kann jedoch für alle Unternehmen mit regelmäßigen Bareinnahmen sinnvoll sein. Gerade zur Vorlage beim Finanzamt ist ein Kassenbuch deutlich vorteilhafter als eine Sammlung von Belegen.

Kassenbuch ordnungsgemäß führen

Wer sich für ein freiwilliges Kassenbuch entscheidet, muss dies jederzeit ordnungsgemäß führen. Das Kassenbuch ist ein wichtiger Teil der Buchführung, von dem die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung abhängt. Vielen Unternehmen wird die Wichtigkeit einer ordnungsgemäßen Kassenführung erst dann klar, wenn es zu einer Betriebsprüfung kommt. Der Prüfer kann mittels moderner Prüfungsverfahren relativ schnell feststellen ob Kassenfehlbeträge oder unplausible Buchungen vorliegen. Bei schwerwiegenden Mängeln kann das Finanzamt Hinzuschätzungen von Betriebseinnahmen vorzunehmen. Die Folge können teilweise hohe Steuernachzahlungen oder gar die Einleitung eines Strafverfahrens sein.

Fortlaufend geführtes Kassenbuch

Unternehmen haben die Wahl, ob sie das Kassenbuch fortlaufend oder in Form eines Kassenberichts führen. Die Führung des Kassenbuchs gilt immer dann als ordnungsgemäß, wenn sie vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen wird. Für den Grundsatz der Richtigkeit kommt es sowohl auf eine formell wie auch materiell richtige Erfassung an. So ist es beispielsweise zwingend erforderlich, dass die Bareinnahmen täglich im Kassenbuch festgehalten werden. Fallen viele kleinere Beträge an reicht es aus, die Bareinnahmen einmal täglich in einer Summe ins Kassenbuch einzutragen. Voraussetzung ist jedoch, dass sich der gebuchte Betrag anhand von angefallenen Kassenstreifen, Kassenzettel und Bons jederzeit nachweisen lässt. Im Kassenbuch werden verschiedene Informationen wie Datum des Geschäftsvorfalls, fortlaufende Nummer (Belegnummer), Buchungstext, Betrag und Währung der Einnahme oder Ausgabe. Zugrunde liegenden Steuersatz, Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuerbetrag, sowie der aktuelle Kassenbestand dokumentiert.

Besonderheit bei Tageskassenberichten

Bei einem Tageskassenbericht muss der Barbestand täglich ausgezählt und schriftlich festgehalten werden. Die Ermittlung der Tageseinnahmen erfolgt dabei nicht durch die Aufzeichnung jedes einzelnen Zahlungsvorgangs, sondern durch einen Abgleich des Kassenanfangs- und Kassenendbestands sowie durch Addieren bzw. Subtrahieren der übrigen Geldbewegungen in die Kasse. Erhaltene Schecks zählen dabei auch als Barzahlungsmittel und müssen deshalb als Einnahme ins Kassenbuch eingetragen werden. Der Geldtransfer zur Bank sowie die an die Bank weitergeleiteten Schecks werden dann als Ausgabe im Kassenbuch vermerkt.

Unternehmen mit Registrierkassen

Das Führen eines Kassenbuchs empfiehlt sich insbesondere für kleinere Geschäfte, die mit einer Registrierkasse arbeiten. Hier müssen lediglich die Daten der Tagesendsummenbons als Einnahme in das Kassenbuch übernommen werden. Getätigte Barausgaben werden dagegen immer einzeln aufgezeichnet. Fallen in einem Geschäft unterschiedliche Steuersätze an, so muss der Ausweis im Kassenbuch nach den Steuersätzen getrennt erfolgen. Die Tagesendsummenbons müssen in jedem Falle aufbewahrt werden. Wegen der Manipulationsmöglichkeiten bei Registrierkassen müssen auch die Bedienungsanleitung und die Dokumentation der Programmierung der Registrierkassen aufbewahrt werden.

Das EDV-geführte Kassenbuch

In der heutigen Zeit werden in der Regel keine manuellen Kassenbücher mehr geführt. Mittels moderner Computerprogramme wird das Führen von Kassenbüchern deutlich vereinfacht. Wer ein EDV-geführtes Kassenbuch nutzt, muss dabei die gleichen Grundsätze wie bei einem manuellen Kassenbuch beachten. Mögliche Manipulationen müssen dabei in jedem Fall ausgeschlossen sein. So muss das EDV-System beispielsweise verhindern, dass Eintragungen nachträglich geändert werden können. Sollte eine Software eingesetzt werden, welche diese Vorgaben nicht berücksichtigt kann der Betriebsprüfer dies als eine nicht ordnungsgemäße Führung des Kassenbuchs werten. Dies gilt insbesondere dann, wenn das Kassenbuch auf Basis von Excel geführt wird. In Excel können Eintragungen ohne Weiteres wieder gelöscht und verändert werden. Deshalb ist diese Lösung in der Praxis eher nicht zu empfehlen. Natürlich kann es immer wieder vorkommen, dass bereits getätigte Eintragungen im Kassenbuch geändert werden müssen. In diesem Fall sind die Änderungen in jedem Fall ausreichend zu dokumentieren. Eine fehlerhafte Eintragung muss mit einem entsprechenden Beleg storniert oder umgebucht werden. Das einfache Löschen eines Eintrags darf zu keinem Zeitpunkt möglich sein. Der Betriebsprüfer wird sich die eingesetzte Software gegebenenfalls genau betrachten und entsprechend bewerten. Im Zweifelsfall empfiehlt sich für ein elektronisch geführtes Kassenbuch ein Testat, welches die Ordnungsmäßigkeit der Software bestätigt.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

*

*