Buchhaltung Grundlagen

Das Erlernen von Grundkenntnissen der Buchführung

2. September 2014

Buchhaltung lernen

Es ist unverzichtbar, Buchführung zu lernen, um die Buchhaltung eines Unternehmens ordnungsgemäß zu erledigen. Darüber hinaus ermöglichen Ihnen grundlegende Kenntnisse der Buchführung eine zahlenbasierte Analyse der Situation eines Betriebes. Die Buchführung erfolgt nach gesetzlichen Vorschriften des Handels- und Steuerrechts sowie unter Beachtung von allgemein verbindlichen Grundsätzen. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass die Buchhaltungsarbeiten einheitlichen Regeln folgen und somit vergleichbare Resultate in Form von verschiedenen Zahlenwerken, von der Bilanz bis hin zur Lohnstatistik und Kostenanalyse, liefern.

Die Bedeutung von Belegen

Jedem einzelnen Buchungsvorgang liegt ein Beleg zugrunde. Ihm ist zu entnehmen, welchen Geschäftsvorfall die Buchung abbildet. So stellt zum Beispiel die Ausgangsrechnung für eine geleistete Warenlieferung oder eine erbrachte Dienstleistung den Beleg für eine Umsatzbuchung dar. Die Belege sind ordnungsgemäß abzulegen und eine bestimmte Zeit lang aufzubewahren, damit befugte Unternehmensangehörige und externe Stellen (Steuerbehörde und Wirtschaftsprüfer) die buchhalterische Erfassung nachvollziehen können.

Die doppelte Buchführung

Grundsätzlich ist bei der Buchführung stets nach dem Prinzip der doppelten Buchhaltung vorzugehen. Für dieses Verfahren ist auch die Bezeichnung „Doppik“ üblich. Bei dieser Buchhaltungsmethode erfolgt die Erfassung jedes Geschäftsvorfalls auf doppelte Weise, indem der Buchhalter zwei verschiedene Konten anspricht. Zu diesem Zweck bildet er einen Buchungssatz, der stets nach der Formel „per Soll an Haben“ aufgebaut ist. Moderne Buchhaltungssoftware leistet wertvolle Unterstützung bei den laufenden Buchführungsarbeiten. Sie gibt bei standardisierten Geschäftsvorfällen Konten vor und erstellt automatische Buchungssätze. Dabei sind bestimmte Schlüssel für Steuersätze und statistische Auswertungen hinterlegt. Auf diese Weise reduzieren Buchhaltungsprogramme sowohl den Arbeitsaufwand als auch das Risiko für Fehler erheblich.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Unter bestimmten Voraussetzungen ist es zulässig, die Buchführung nach der vereinfachten Methode der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu erledigen, für die auch die Bezeichnung „EÜR“ gängig ist. Anders als bei der Doppik ist hier keine zweifache Erfassung von Geschäftsvorfällen vorgesehen. Vielmehr erfolgt eine systematische Dokumentation aller Einnahmen und Ausgaben nach dem Zuflussprinzip. Dies besagt, dass Geschäftsvorfälle erst dann zu erfassen sind, wenn es zu Zahlungsvorgängen kommt. Damit unterscheidet sich die Einnahmen-Überschuss-Rechnung von der doppelten Buchführung, die auch mit Abgrenzungen arbeitet. Aus diesem Grund ist die Aussagekraft einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung wesentlich eingeschränkter als eines Jahresabschlusses auf der Basis der doppelten Buchhaltung.

Der Kontenrahmen

Damit die Buchhaltung alle Geschäftsvorfälle aussagekräftig erfassen kann, ist ein hinreichend tief gegliederter Kontenrahmen erforderlich. Er enthält eine systematische Sammlung von verschiedenen Konten, die bei der Buchung von Geschäftsvorfällen anzusprechen sind. Die Gliederung erfolgt dabei nach Kontenklassen, -gruppen sowie –arten. Der zutreffenden Kontierung kommt große Bedeutung für die korrekte buchhalterische Erfassung zu. Nur wenn der Buchhalter die passenden Konten für die jeweiligen Geschäftsvorfälle auswählt, sind die Ergebnisse der Buchhaltung aussagefähig. Jedes Konto ist einer bestimmten Position der Bilanz- beziehungsweise der Gewinn-und-Verlust-Rechnung zugeordnet. Auf diese Weise lässt sich der Jahresabschluss direkt aus den bebuchten Konten ableiten.

Verschiedene Bereiche

Die Buchhaltung eines Unternehmens ist in verschiedene Teilbereiche gegliedert. In der Finanzbuchhaltung übernehmen Buchhalter die Bebuchung und Pflege aller Konten, die erforderlich sind, um am Ende des Geschäftsjahres die Bilanz sowie die Gewinn-und-Verlust-Rechnung als Teil des Jahresabschlusses aufzustellen. In der Debitorenbuchhaltung erfolgt die Erfassung sämtlicher ausgehenden Rechnungen und der dazugehörigen Zahlungseingänge. Zu den Aufgaben dieser Abteilung gehören außerdem das betriebliche Mahnwesen und die Erstellung von Absatzstatistiken sowie -auswertungen. Die Kreditorenbuchhaltung beschäftigt sich mit der Bearbeitung und Verbuchung von allen Eingangsrechnungen, die das Unternehmen von seinen Lieferanten erhält. Dabei sind sämtliche Rechnungen auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit hin zu überprüfen und sachgerecht zu kontieren. Die Anlagenbuchhaltung verwaltet buchhalterisch das gesamte Anlagevermögen des Betriebs, von Grundstücken und Gebäuden bis hin zu Anlagen und Maschinen. Die Mitarbeiter dieser Buchhaltungsabteilung führen bei Bedarf auch Anlageinventuren durch und sorgen für die ordnungsgemäße Abschreibung des Anlagevermögens. Die Personalbuchhaltung beschäftigt sich mit der Abrechnung von Löhnen und Gehältern. Dabei berechnen die Mitarbeiter aus den Bruttolöhnen die abzuführenden Lohnsteuern und Sozialbeiträge. Sie veranlassen die monatlichen Überweisungen an die Beschäftigten, das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger. Die Kosten- und Leistungsrechnung analysiert den durch betriebliche Prozesse entstandenen Erfolg und nimmt auf der Basis der Zahlen aus der Finanzbuchhaltung Wirtschaftlichkeitsberechnungen, Soll-Ist-Vergleiche sowie verschiedene andere Kalkulationen vor.

So erlernen Sie Buchhaltung

Bei allen kaufmännischen Berufen ist das Erlernen von Buchhaltung in Theorie und Praxis Teil der Ausbildung. An den Berufsschulen erfolgt die Vermittlung der Grundsätze der Doppik und der einschlägigen handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Vorschriften. Durch praktische Tätigkeiten in den verschiedenen Buchhaltungsabteilungen des Ausbildungsbetriebs lernen die Auszubildenden die buchhalterischen Arbeiten kennen. Betriebswirtschaftliche Studiengänge an Universitäten, Fachhochschulen und Berufsakademien sehen die Vermittlung der wichtigsten Buchhaltungsgrundsätze vor. Darüber hinaus bieten zahlreiche Lehrgänge, die öffentliche und private Träger anbieten, Fachpublikationen und einschlägige Internetforen die Möglichkeit, ein solides Basiswissen auf diesem Gebiet zu erwerben. Allerdings ist dabei zu beachten, dass sich sowohl die gesetzlichen Vorschriften als auch die betrieblichen Anforderungen ständig ändern. Aus diesem Grund ist es unbedingt erforderlich, sich stets über Neuerungen zu informieren und auf dem Laufenden zu bleiben, um über aktuelles und praxisrelevantes Buchhaltungswissen zu verfügen.

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