Buchhaltung Grundlagen

Grundlagen: Buchungssätze richtig erstellen

26. April 2013

Buchungssätze richtig erstellenGeht es um eine ordnungsgemäße Buchführung, spielt das richtige Erstellen der Buchungssätze eine wichtige Rolle. Kommt es hier zu Fehlern, führt dies auch zu einer unrichtigen Bilanz. Im Nachhinein erfordert es zumeist einen sehr großen Aufwand, die Fehler zu finden. Deshalb ist es wichtig, von Beginn an auf die richtigen Buchungssätze zu achten. Das Bilden der Buchungssätze bereitet vielen Menschen gewisse Probleme, da sich die Logik dahinter nicht immer so einfach nachvollziehen lässt. Hat man diese jedoch einmal erkannt, lassen sich nahezu alle Geschäftsvorfälle problemlos in den richtigen Buchungssatz umwandeln.

Konten und Buchungssätze

Jedes Unternehmen besitzt einen Kontenrahmen, welcher eine Übersicht über alle Aktiv- und Passivkonten bietet. Dabei stellen die Aktivkonten das Aktiva eines Unternehmens dar, während die Passivkonten einen Zugriff auf die Vermögensteile dokumentieren. Für jede Buchung wird ein Beleg benötigt, der entsprechend kontiert werden muss. Für die Kontierung wird ein Buchungssatz benötigt, der immer im Format „Soll an Haben“ gebildet wird. Das Sollkonto ist dabei immer das Konto, das vom Habenkonto etwas bekommt. Dies ist zunächst etwas verwirrend, da landläufig mit Soll eine negative Buchung in Verbindung gebracht wird. Ein einfaches Beispiel ist eine Bareinzahlung bei der Bank. In diesem Fall würde der Buchungssatz „Bank an Kasse“ lauten. Beide Konten sind Aktivkonten, die im Soll zu und im Haben abnehmen.

Bestandskonten und Erfolgskonten

Beim Bilden der Buchungssätze werden zwei unterschiedliche Kontenarten unterschieden. In die Bestandskonten werden Geld- oder Warenbestände aufgenommen. Buchungssätze, von denen nur Bestandskonten betroffen sind, haben somit keinen Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens. Diese Buchungssätze werdend deshalb als erfolgsneutral bezeichnet. Dies lässt sich am Beispiel der Bareinzahlung gut nachvollziehen. Der gebuchte Betrag wechselt hier lediglich von der Kasse auf die Bank, zu einer Veränderung des Eigenkapitals kommt es dabei nicht. Auf den aktiven Bestandskonten wird das Vermögen des Unternehmens festgehalten. Dies können Grundstücke, Gebäude, Anlagen oder die Forderungen gegenüber Kunden sein. Auf den passiven Bestandskonten werden die Verbindlichkeiten des Unternehmens gebucht. Beispiele hierfür sind Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen oder Bankdarlehen.

Erfolgswirksame Buchungen werden auf Erfolgskonten gebucht. Dabei kann es sich um Gewinne oder Verluste handeln. Buchungssätze bei denen Aufwandskonten betroffen sind führen zu einer Reduzierung des vorhandenen Eigenkapitals. Verantwortlich hierfür können Personalkosten, Miete, Zinsen oder Abschreibungen sein. Der Aufwand wird dabei immer im Soll gebucht. Das bloße Bezahlen einer Rechnung stellt keinen Aufwand dar. Hierbei handelt es sich lediglich um einen Abgang der Verbindlichkeiten. Auf den Ertragskonten werden die Wertzuflüsse gebucht. Dies sind im Wesentlichen die Umsatzerlöse. Auch hier gilt, wenn ein Kunde seine Rechnung bezahlt stellt, dies keinen Ertrag dar. Hier werden lediglich die Forderungen weniger und das Bankkonto nimmt zu.

Regeln zum Bilden von Buchungssätzen

Bevor der Buchungssatz gebildet wird, ist es wichtig, sich den jeweiligen Geschäftsvorfall genau zu betrachten. Zunächst gilt es zu überlegen, welche Konten von dem Geschäftsvorfall betroffen werden. Handelt es sich dabei um Aktivkonten, Passivkonten, Aufwandskonten oder Ertragskonten? Wichtig ist, zudem ob es auf dem betroffenen Konto eine Mehrung oder eine Minderung vorliegt. So lässt sich feststellen, ob die Soll- oder die Habenseite des Kontos betroffen ist. Sind alle Daten bekannt, kann der Buchungssatz gebildet werden. Das Sollkonto wird beim Buchungssatz immer zuerst genannt und anschließend das Habenkonto. Verbunden werden die Konten mit dem Wort „an“. Der Buchungssatz lautet also immer „Sollkonto an Habenkonto“.

Buchungssätze mit Umsatzsteuer

Auf die von einem Unternehmen erstellten Produkte und Dienstleistungen werden natürlich auch Steuern fällig. Die Unternehmen sind dazu verpflichtet, die Umsatzsteuer zu erheben und an das Finanzamt abzuführen. Im Gegenzug dürfen sie die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer wieder vom Finanzamt einfordern. Angenommen das Unternehmen verkauft Waren im Wert von 30.000 Euro netto an einen Großkunden. Dann würde der Buchungssatz wie folgt lauten: Forderungen aus LuL. 35.700 Euro an Umsatzerlöse 30.000 Euro an Umsatzsteuer 5.700 Euro. Die Forderungen nehmen im Soll zu gleichzeitig kommt es zu einem Umsatzzuwachs und einer Zunahme der an das Finanzamt abzuführenden Umsatzsteuer. Ein weiteres Beispiel wäre der Einkauf von Rohstoffen bei Lieferanten im Wert von 25.000 Euro brutto per Banküberweisung. In diesem Fall lautet der Buchungssatz: Aufwand für Rohstoffe 21.008,40 Euro, Vorsteuer 3991,60 Euro an Bank 25.000 Euro. Der Aufwand für Rohstoffe nimmt im Soll zu ebenso wie die Forderungen an das Finanzamt in Form der Vorsteuer. Gleichzeitig nimmt der Bestand des Bankkontos im Haben ab.

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