Buchhaltung Grundlagen

Regeln um Buchungssätze zu bilden

17. Februar 2014

Buchhaltungssoftware

Buchungssätze zu bilden (und zu verstehen) ist besonders für Rechnungswesen-Anfänger schwierig. Buchungssätze bilden jedoch das Prinzip der Buchhaltung im Rechnungswesen ab. Alle Buchungen erfolgen über Buchungssätze, die bestimmten Buchungsregeln folgen. Forderungen und Verbindlichkeiten sind in der Buchhaltung auf Aktivkonten und Passivkonten (Bestandskonten) zu buchen. Die Vornahme von Buchungen mit einem Buchungssatz bereitet im Rechnungswesen erfahrungsgemäß viele Schwierigkeiten und wirft Fragen auf. Allein Vorlagen für Buchungssätze helfen oft nicht weiter.

Der Buchungssatz im Rechnungswesen

Jeder Geschäftsvorfall in einem Unternehmen muss gebucht werden – mit einem Buchungssatz. Buchungsätze bilden somit das Rückgrat der Buchhaltung. Wenn es um Abschreibung, Minderungen, Buchungen von Vorsteuer und Umsatzsteuer geht, muss man einen Buchungssatz für den jeweiligen Geschäftsvorfall bilden.

Der Buchungssatz: Buchen für die Bilanzierung

Ein Geschäftsvorfall wird in der Bilanz gebucht. Buchungssätze bilden jeweils einen Geschäftsvorfall für das Rechnungswesen ab. Die Bestandskonten (Gegensatz: Erfolgskonten) werden auf Basis der Bilanz erstellt. Das Buchen auf die Konten (Aktiv- oder Passivkonto) erfolgt während des Geschäftsjahres, zu dessen Abschluss die Konten der Bilanz zugeführt werden. Ein Buchungssatz funktioniert nach dem Grundsatz „Soll an Haben“. Das Festlegen bzw. Bilden der Buchungssätze nennt sich „Kontierung“.

Bestandskonten bestimmen die Buchungssätze

Ob Zugänge oder Abgänge eines Geschäftsvorfalls auf der Sollseite oder Habenseite gebucht werden, hängt nach den Buchungsregeln davon ab, ob es sich um ein „aktives“ oder „passives“ Konto handelt. Für den Buchungssatz hat dies eine entscheidende Bedeutung. Ob die Buchungen Rohstoffe, Verbindlichkeiten oder Abschreibungen betreffen, macht für das Bilden von Buchungssätzen in der Buchhaltung letztlich keinen Unterschied. Im Rechnungswesen bilden die Bestandskonten die Grundlage für die Buchungssätze.

  • Aktivkonto
    • Zugänge: Soll
    • Abgänge: Haben
  • Passivkonto
    • Zugänge: Haben
    • Abgänge: Soll

Buchungssätze und Buchungsregeln verstehen

Das Bilden der Buchungssätze und Buchungen auf den richtigen Bestandskonten führen nicht nur bei Rechnungswesen-Anfängern immer wieder zu Missverständnissen, die sich aus der Formulierung der Buchungen („X an Y“) ergeben. Dabei führt das Wort „an“ im Buchungssatz oft in die Irre. Es handelt sich hierbei nicht um eine Richtungsangabe (von der Bank an die Kasse), sondern der Buchungssatz zeigt auf, dass das Bankkonto zunimmt und der Bestand der Kasse bei demselben Geschäftsvorfall abnimmt. Denn jeder Geschäftsvorfall hat Auswirkungen auf mindestens zwei Konten mit jeweils einer Soll-Buchung und einer Haben-Buchung.

Buchungssätze bilden – die Vorgehensweise

Am besten geht man beim Bilden von Buchungssätzen im Rechnungswesen vor, indem man folgende Fragen beantwortet:

  1. Frage: Welche Konten sind betroffen?
  2. Frage: Sind diese Konten passive oder aktive Konten?
  3. Frage: Mehrung oder Minderung auf den entsprechenden Konten?
  4. Frage: Auf welcher Seite (Soll oder Haben) ist zu buchen?
  5. Buchungssatz: Soll an Haben

Beispiel: Buchungssatz für zwei Konten

Als Beispiel für die Buchungssätze soll der Einkauf von Rohstoffen dienen: Wenn ein Unternehmen Rohstoffe auf Ziel kauft, kann man zu diesem Geschäftsvorfall einen Buchungssatz für zwei Bestandskonten bilden, der Rohstoffe an Verbindlichkeiten lautet. „Rohstoffe“ ist ein Aktiv-Konto, denn es befindet sich auf der Bilanzseite links. „Verbindlichkeiten“ bilden ein Passivkonto, denn die Buchungen werden auf der „passiven“ Bilanzseite rechts vorgenommen. Das Bestandskonto „Rohstoffe“ mehrt sich im Soll (weil es nach den Buchungsregeln ein Aktiv-Konto ist, das den Besitz anzeigt). Bei einem Aktiv-Konto bucht man die Zugänge im Soll. Die Verbindlichkeiten mehren sich auf der Habenseite (weil es sich hier um ein „passives“ Konto handelt, das die Schulden anzeigt). Bei einem Passivkonto bucht man die Zugänge im Haben. Für das Bilden der Buchungssätze muss man den grundsätzlichen Unterschied der Konten im Rechnungswesen verstehen.

Rohstoffe (Aktivkto.) Verbindlichkeiten (Passivkto.)
mehrt sich im Soll mehrt sich im Haben

Der Grundsatz Soll an Haben ist beim Bilden der Buchungssätze ausschlaggebend. Dies ist ein „einfacher“ Buchungssatz, der bei einem Geschäftsvorfall zwei Konten betrifft (zusammengesetzte Buchungssätze erfassen mehr als zwei Konten). Wer einen solchen Buchungssatz richtig versteht, hat das Prinzip der Buchungssätze und die Grundlage der Buchungsregeln im Rechnungswesen erfasst.

Weitere Beispiele für Buchungssätze

Ein weiteres Beispiel, das zeigt, wie man einen einfachen Buchungssatz im Rechnungswesen bilden kann, lautet wie folgt: Ein Geschäftspartner begleicht eine Verbindlichkeit durch Banküberweisung. Hier ist der Buchungssatz „Bank an Forderungen“ nach den Buchungsregeln zu bilden, denn das Bestandskonto Bank wird gemehrt, das Bestandskonto Forderungen vermindert (das Unternehmen verliert die Forderung dadurch, dass diese beglichen wird). Zahlt ein Kunde bar, ergibt sich der Buchungssatz „Kasse an Forderungen“.

Zusammengesetzter Buchungssatz

Bei jedem Buchungssatz für einen Geschäftsvorfall im Rechnungswesen muss die Summe beider Seiten gleich sein. Auch für das Bilden zusammengesetzter Buchungssätze, bei denen mehr als zwei Konten bebucht werden, muss dies der Fall sein. Für die Bildung zusammengesetzter Buchungssätze soll folgendes Beispiel dienen: Fakturierung einer Rechnung an einen Kunden über 59,50 Euro (davon 19 Prozent Mehrwertsteuer).

Forderungen (59,50 Euro) an Umsatzerlöse (50,00 €)
an Umsatzsteuer (9,50 €)
Ergebnis Soll: 59,50 € Ergebnis Haben: 59,50 €

Schwierige Buchungen

Gerade in Steuerfragen (Umsatzsteuer, Vorsteuer, Abschreibungen usw.) können beim Buchen von Aufwendungen schwierige Probleme beim Bilden korrekter Buchungssätze nach den Buchungsregeln zu klären sein. Der Aufwand für einen Buchhalter ist gerade beim Thema Steuern beträchtlich. Komplexe zusammengesetzte Buchungssätze sind hier die Regel. Dies gilt auch für den Buchungssatz einer Rückstellung (Passivposten, der nach Höhe und Fälligkeit noch nicht feststeht) als Geschäftsvorfall im Rechnungswesen – beispielsweise Aufwendungen für 2013, für die Zahlungen erst 2014 geleistet werden.

Ordnungsgemäße Buchführung

Die Buchungen bzw. Buchungssätze werden im Buchungsjournal (Grundbuch) in chronologischer Reihenfolge festgehalten. Vor der Buchung muss ein Buchungssatz schriftlich dokumentiert werden. Das folgt aus dem Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung. Alle Buchungen für einen Geschäftsvorfall müssen belegt werden – im Rechnungswesen und in der Buchhaltung bilden diese Grundsätze eine wichtige Voraussetzung für ein funktionierendes Unternehmen. Eine Rückstellung darf erst dann aufgelöst werden, wenn der Grund dafür entfallen ist (§ 249 Abs. 2 HGB).

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