Buchhaltung Grundlagen

Buchführung lernen – Geschäftsfälle den einzelnen Konten zuordnen

10. Mai 2012

Lexware BuchhaltungWer sich selbstständig gemacht oder eine freiberufliche Tätigkeit aufgenommen hat, der kommt nicht umhin, die Einnahmen und Ausgaben gegenüberzustellen, damit das zuständige Finanzamt eine Bemessungsgrundlage für die Besteuerung des Unternehmens hat.

Doch mit der Buchführung tun sich die meisten Menschen, also auch die Jungunternehmer, recht schwer, denn wer keine kaufmännische Ausbildung genossen hat, der weiß in der Regel nichts über Aufwendungen und Erträge, Buchungssätze und Bilanz. Dieses Metier muss erst erlernt werden, will man die diesbezüglichen Arbeiten nicht einem Steuerberater übergeben.

Der Unterschied zwischen Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und Bilanz

Nach der Existenzgründung muss zunächst ermittelt werden, ob das Unternehmen eine Bilanz erstellen muss oder ob eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ausreichen kann. Die Unterscheidung erfolgt anhand der zu erwirtschaftenden Umsätze, sodass Unternehmen hier besonders zu Anfang häufig noch die vereinfachte Buchführung erstellen können.

Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist es ausreichend, sämtliche Einnahmen und Ausgaben gegenüberzustellen, um am Ende des Geschäftsjahres dann einen positiven oder auch negativen Saldo zu erhalten. Liegen die Umsätze hingegen oberhalb der festgesetzten Grenze, so wird das Führen einer doppelten Buchführung Pflicht, d. h., das Unternehmen muss immer auf mindestens zwei verschiedenen Konten buchen.

Das Anlegen von Konten und das Verbuchen der Geschäftsfälle

Davon ausgehend, dass das Unternehmen keine EÜR erstellen darf, sondern zur Bilanzierung verpflichtet ist, müssen nun einzelnen Konten angelegt werden. Die Konten lassen sich aufteilen in Anlagevermögen und Umlaufvermögen, in Fremdkapital und Eigenkapital, in Aufwendungen und Erträge.

Das Anlagevermögen umfasst beispielsweise Gebäude und Grundstücke, Maschinen und Büroausstattungen und auch Computer und Bildschirme. Zum Umlaufvermögen wiederum zählen das Bargeld der Kasse, das Vermögen auf den Bankkonten, die Wertpapiere und auch die Forderungen gegenüber den Kunden.

Die Konten Eigenkapital und Fremdkapital sprechen wiederum für sich, denn diese zeigen auf, wie viel Vermögen das Unternehmen besitzt, bzw. wie hoch die Finanzierungen sind.

Das Anlegen der Konten erfolgt mit Hilfe eines sogenannten Kontenplans, der hier die einzelnen Kontenklassen und auch die Nummerierungen vorgibt. In der Regel werden von allen Unternehmen Konten für das Anlagevermögen erstellt, für Kasse und Bank, für Forderungen und Verbindlichkeiten, für das Eigenkapital, für Darlehen und Kredite und natürlich auch für die Gewinne und Verluste.

Jeder Geschäftsfall, sprich jede Geldausgabe, jede Rechnungserstellung und jede Eingangsrechnung macht eine entsprechende Buchung nötig, die das Betriebsvermögen entsprechend verändert. Es versteht sich von selbst, dass es im Laufe des gesamten Geschäftsjahres zu einer Vielzahl von Geschäftsfällen kommt und hier dann auch eine große Anzahl von Buchungen getätigt werden müssen. Die Verbuchung erfolgt anhand der vorherigen Kontierung mit dem bezogenen Konto und muss explizit auch eine Gegenbuchung ausweisen. Gängige Buchführungsprogramme erleichtern hier aber die Arbeit, sodass auch die Buchführungsneulinge in der Lage sind, ihre Buchhaltung ordnungsgemäß zu führen.

Abschreibungen, Rückstellungen und Co. gehören zu den Abschlussarbeiten

Sind alle im laufenden Geschäftsjahr aufgetretenen Geschäftsfälle verbucht worden, so haben die bezogenen Konten am Jahresende einen bestimmten Saldo. Diese Salden werden im Rahmen der Abschlussarbeiten auf das sogenannte Gewinn- und Verlustkonto (GUV) übertragen, sodass schon hier erkennbar wird, ob das Unternehmen mit roten oder mit schwarzen Zahlen abgeschlossen hat. Der Saldo des Gewinn- und Verlustkontos wiederum wird auf das Eigenkapitalkonto übertragen.

Da der ausgewiesene Betriebsgewinn der GUV maßgeblich für die Besteuerung ist, versuchen fast alle Unternehmen diesen Gewinn zumindest buchmäßig so niedrig wie möglich zu halten. Hierfür gibt es auch eine Vielzahl an legalen Tricks, die dafür sorgen, dass sich das Betriebsergebnis verändert. Abschreibungen sind hier beispielsweise ein gutes Mittel den Betriebsgewinn zu senken, aber auch Rückstellungen und Neuanschaffungen von Geschäftsbedarf wird das Ergebnis entsprechend verändern.

Buchführung – wann der Steuerberater nötig wird

Grundsätzlich ist es jedoch wichtig, die Grundzüge der gesamten Buchführung zu verstehen. Dies beinhaltet sowohl das Umsetzen der gesetzlichen Normen und Vorschriften als auch das Buchen der Geschäftsfälle, die Bildung von Buchungssätzen, das Erstellen von Konten und natürlich auch die Erstellung und Auswertung des Jahresabschlusses. Viele Unternehmer sind hier zwar in der Lage alle laufenden Buchungen und Kontierungen selbst zu erstellen, sodass sie nur noch die Abschlussarbeiten einem Steuerberater überlassen müssen. Wieder andere erledigen auch das selbst, denn es gibt mittlerweile unzählige Buchführungsprogramme, die diese Arbeiten schnell und mit nur wenigen Klicks und Eingaben selbstständig erledigen können.

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