Buchhaltung Grundlagen

Buchführung leicht erklärt für Anfänger

2. November 2012

Buchhaltungssoftware Lexware Buchhalter ProDie meisten Menschen werden früher oder später in ihrem Leben mit dem Thema Buchführung konfrontiert. Der folgende kurze Leitfaden dient als knappe Einführung ins Thema.

Ziel der Buchführung

Das Ziel der Buchführung ist es, Geschäftsprozesse mit Kunden, Lieferanten oder Arbeitnehmern lückenlos und systematisch aufzuzeichnen. Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, diese sogenannten Geschäftsfälle vollständig zu dokumentieren.

Aufgaben der Buchführung

Die Buchführung dient neben der reinen Dokumentation aller Veränderungen von Schulden und Vermögen auch der Feststellung dieser. Die betrieblichen Erfolge werden im Rahmen der Buchführung ermittelt. Buchhalter haben die Aufgabe für die Kalkulation von Preisen entsprechende Zahlen bereitzustellen. Gleichzeitig dient die Buchführung auch der innerbetrieblichen Kontrolle, der betriebswirtschaftliche Erfolg einzelner Abteilungen kann dank dieser herausgearbeitet werden.

Grundlagen der Buchführung

Inventur: Die Inventur wird durchgeführt, um die Vermögensgegenstände und Schulden eines Betriebs aufzudecken. Sie ist die Grundlage für die Arbeit des Buchhalters. Zu Beginn einer gewerblichen Tätigkeit und am Ende eines Geschäftsjahrs ist eine Inventur durchzuführen. Hier wird mit Mengenangaben gearbeitet.

Bilanz: Die Basis für die Bilanz bildet das Inventar. Es geht um die Gegenüberstellung der vorhandenen Vermögensgegenstände und der Kapitalgegenstände. Im Gegensatz zur Inventur enthält die Bilanz nur Wertangaben in der jeweiligen Währung. Zu unterscheiden sind AKTIVA (Vermögensgegenstände) und PASSIVA (Fremdkapital und Eigenkapital)

Der Zusammenhang von Bilanz und Konten

In einem Unternehmen fallen täglich je nach Größe dutzende, hunderte oder gar tausende Geschäftsfälle an. Da die Bilanz nicht nach jedem Geschäftsfall neu erstellt werden kann, wird jeder Geschäftsvorfall einer Position in der Bilanz zugewiesen, die einem Konto zugeordnet wird. Der Kauf eines neuen Computers beeinflusst z. B. die Bilanzposition „IT“. Ein jedes Konto wird aufgeteilt in eine Sollseite und eine Haben-Seite. Die Bilanzpositionen der Aktiv-Seite werden dann auf der Sollseite, die der Passiv-Seite auf der Haben-Seite eingetragen. Anfangsbestände und Zugänge werden auf der Sollseite/Aktiv-Seite verbucht, Abgänge und der Endbestand werden auf der Haben-Seite/Passiv-Seite verbucht. Mit den Worten „sollen“ und „haben“ haben diese aber nichts gemein.

Als Resultat der Generierung dieser Konten entstehen Aktiv- und Passivkonten, die am Ende des Geschäftsjahres abgeschlossen werden.

Kontenrahmen & Kontenplan

Damit alle Konten eines Unternehmens und branchengleicher Unternehmen miteinander verglichen werden können, gibt es ein allgemeingültiges Ordnungsschema, nach dem die Konten benannt werden. Der Kontenrahmen erfüllt diese Aufgabe. Aus dem Kontenrahmen wird der Kontenplan abgeleitet, der ein speziell auf das jeweilige Unternehmen zugeschnittener Kontenrahmen ist.

Belege

Für die gesamte Finanzbuchhaltung gilt die Grundregel, dass ohne Belege nichts verbucht werden kann. Formen von Belegen: Quittungen, Lohnlisten, Kontoauszüge, Materialentnahmescheine und eingehende wie auch ausgehende Rechnungen. Informationen, die auf einem Beleg enthalten sein müssen: Text, der den Geschäftsfall beschreibt, der Betrag, das Datum und die Unterschrift des Ausstellers.

Verschiedene Belegarten

Es gibt unterschiedliche Belege, die wie folgt unterschieden werden.

Fremdbelege: Dabei handelt es sich um Belege, die von außen in das Unternehmen getragen werden (Rechnungen von externen Lieferanten).

Eigenbelege: Sind Belege, die vom Unternehmen selbst erstellt werden.

Notbelege: Diese dürfen nur dann verwendet werden, wenn keine Eigen- oder Fremdbefunde vorhanden sind.

Die Logik eines Buchungssatzes

Regel Nummer eins bei einem Buchungssatz: „Soll an Haben“ (hat nichts mit „sollen“ oder „haben“ gemein!): Wenn etwas gebucht wird, muss immer zuerst die Soll-Buchung realisiert werden, dann die Haben-Buchung. Wenn eine Firma z. B. Materialien auf Ziel kauft, wird der Buchungssatz in folgenden Schritten erstellt:

Auswahl der betroffenen Konten: Materialien-Konto & Verbindlichkeiten-Konto (…auf Ziel).

Materialien-Konto ist ein Aktiv-Konto: Materialien stehen auf der linken Seite der Bilanz

Verbindlichkeiten-Konto ist ein Passiv-Konto: Verbindlichkeiten stehen immer auf der rechen Seite einer Bilanz

Vermehrung & Minderung: Da neue Materialien gekauft werden, nimmt das Aktiv-Konto zu, das Soll vermehrt sich. Durch den Kauf werden die Verbindlichkeitsschulden vermehrt, das Passiv-Konto, das Haben vermehrt sich also auch.

Der Buchungssatz wird gebildet: Das Prinzip „Soll an Haben“ wird angewandt. Materialien an Verbindlichkeiten.

Bei dem einfachen Buchungssatz sind genau zwei Konten betroffen (zwei Konten ist das Minimum). Wenn ein Buchungssatz über mehrere Konten geht, wird dies zusammengesetzter Buchungssatz genannt. Es existieren zwar unterschiedliche Buchungstypen und Buchungsarten, jedoch haben alle Arten eines gemein: Jeder Geschäftsfall hat die Veränderung der Bilanz zur Folge! Bei jedem Geschäftsfall ändern sich immer mindestens zwei Bilanzpositionen!

Diese kleine Einführung in die Buchführung kann natürlich nur einen kleinen Überblick verschaffen und ist daher nicht als vollständig anzusehen.

 

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