Buchhaltung Grundlagen

Bewirtungskosten – steuerliche Abzugsfähigkeit ist an einige Bedingungen geknüpft

25. Oktober 2011

In jedem Unternehmen gibt es im Laufe des Geschäftsjahres oft unzählige Geschäftsvorfälle, die das Betriebsergebnis entweder positiv oder auch negativ berühren. Hierzu zählen beispielsweise die Einkäufe von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, das Erstellen von Ausgangsrechnungen beim Verkauf fertiger Erzeugnisse, die Verbuchung von Eingangsrechnungen und Spesenabrechnungen, die Barzahlungen von Kleinteilen, wie Büromaterial oder Schreibwaren und auch die Verbuchung von Restaurantrechnungen.

Handelt es sich um Einnahmen, so werden diese den Unternehmensgewinn positiv beeinflussen, handelt es sich jedoch um Ausgaben, so mindern diese in der Regel das Betriebsergebnis, was allerdings auch für einen Steuervorteil sorgt.

Bewirtungskosten bieten bei Abzug einen steuerlichen Vorteil

Bezüglich der Bewirtungskosten gilt es jedoch einige Vorschriften zu beachten, da diese sonst nicht immer steuerlich geltend gemacht…

werden können. Die zuständigen Finanzbehörden richten sich hier explizit nach den gesetzlichen Vorgaben und streichen ihrerseits umgehend die steuerliche Abzugsfähigkeit bei Nichteinhaltung dieser Vorschriften. Wer hier keine Nachteile in Bezug auf die Steuervergünstigungen haben möchte, der sollte ein genaues Augenmerk auch auf die Restaurantrechnungen legen, denn nur so kann ein betrieblich veranlasster Aufwand ordnungsgemäß in Abzug gebracht werden.

Vorschriften für in Abzug zu bringende Bewirtungskosten

Wer Bewirtungskosten von den Finanzbehörden anerkannt haben will, der muss sich diesbezüglich genau an die Vorschriften halten. Restaurantrechnungen werden von den Betreibern der Gaststätten nicht immer nach diesen Regelungen erstellt, sodass hier stets auch Eigeninitiative gefragt ist. Ansonsten kommt das böse Erwachen spätestens bei der Steuerprüfung, was dann häufig auch zu Nachforderungen durch das Finanzamt führt.

Im Zuge der Einkommenssteuer und auch der Körperschafts- und Gewerbesteuer sind die Kosten für Bewirtungen und deren Abzugsfähigkeit auf 70 Prozent beschränkt. Ein Vorsteuerabzug ist hier allerdings zu 100 Prozent möglich und ergibt sich aus der Rechnung für die jeweiligen Bewirtungskosten.
Bewirtungskosten sind immer nur dann abzugsfähig, wenn einwandfrei erkennbar ist, dass die Bewirtung ausschließlich einen betrieblichen Anlass zum Zweck hatte. Ist dies nicht anhand der Rechnung auch erkennbar, ist die Steuerabzugsfähigkeit möglicherweise gefährdet.

Bewirtungskostenrechnungen bis zu einer Höhe von 150 Euro bedürfen einiger Angaben

Alle Bewirtungskostenrechnungen unterliegen einer Staffelung der jeweiligen Höhe und unterliegen somit auch unterschiedlicher Anforderungen. So müssen Bewirtungsrechnungen bis zu einer Höhe von 150 Euro immer auch den Namen und die Anschrift des hier leistenden Unternehmers enthalten und auch das jeweilige Ausstellungsdatum der Rechnung oder des Beleges darf nicht fehlen. Die Bewirtungsrechnung muss darüber hinaus maschinell erstellt sein und auch eine fortlaufende Rechnungsnummer enthalten. Die kumulierte Bezeichnung ‚Speisen und Getränke’, die früher üblich war, ist heute nicht mehr statthaft, sodass hier explizit auf die detaillierte Ausweisung bestanden werden sollte. Als Entgelt ist der Bruttobetrag der Rechnung zu sehen und der Ausweis der Mehrwertsteuer darf auch nicht fehlen.

Sonderregelungen bei Bewirtungen über 150 Euro

Eine andere Regelung bezüglich der steuerlichen Abzugsmöglichkeit ergibt sich bei Restaurantrechnungen über 150 Euro. Hier muss zusätzlich noch die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID des Ausstellers enthalten sein sowie der Name und die Anschrift es Leistungsempfängers, also des Restaurantbesuchers. Das Nettoentgelt ist aufzuteilen nach den jeweiligen Umsatzsteuersätzen und der Umsatzsteuerbetrag muss in Euro aufgeführt sein.

Bewirtungskostennachweise müssen sichtbare Angaben enthalten

Aus allen Bewirtungskostennachweisen müssen diverse Angaben hervorgehen, damit die steuerliche Abzugsfähigkeit hier nicht gefährdet ist. So werden beispielsweise Sammelbegriffe von keiner Finanzbehörde anerkannt, sondern die Bewirtungskosten hier entsprechend gleich als privat veranlasst eingestuft und gestrichen. Das Aufführen der Namen aller Teilnehmer an der Bewirtung ist die eine Sache, der Anlass der jeweiligen Bewirtung detailgenau aufführen zu lassen dann eine andere. Die eingetragene Gesamtbezeichnung Geschäftsbesprechung beispielsweise reicht hier nicht aus. Die Bewirtungsrechnung selbst ist dann noch durch den Bewirtenden, also durch den Restaurantbesitzer, zu unterzeichnen, sodass eine Legitimation hier stets gegeben ist und durch die Mitarbeiter der Finanzbehörden auch nachweisbar wird.

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