Buchhaltung Grundlagen

Bewirtungsaufwendungen richtig buchen – das sind die News für 2012/2013

26. November 2012

Bewirtungsaufwendungen richtig buchenEine Bewirtung ist immer dann gegeben, wenn Personen beköstigt werden und diese Beköstigung im Vordergrund steht. Dabei kann es sich um Getränke und Speisen handeln, wie auch um Genussmittel (z. B. Tabak), die zum sofortigen Verzehr bestimmt sind. Bei einem Geschäftsessen mit einem Kunden ist dies der Fall, bei einem Besuch in einem Nachtklub nicht, da dabei das Verhältnis der Gesamtkosten zu den Kosten für die Bewirtung in einem Missverhältnis steht. Die Bewirtung von Geschäftspartnern kann als Betriebsausgabe geltend gemacht werden, wenn es sich um einen geschäftlichen Anlass handelt. Die Bewirtung von potenziellen Kunden bzw. Kunden, von Handelsvertretern und Lieferanten, von Kollegen, Steuerberatern etc. kann abgesetzt werden. Der Bundesfinanzhof hat jetzt entschieden, dass Aufwendungen im Falle einer Restaurantbewirtung nachgewiesen werden müssen. Grundsätzlich muss die vollständige Rechnung aufbewahrt und eingereicht werden. Bei Beträgen von weniger als 150 Euro kann die Kleinbetragsrechnung angewandt werden. Als Bewirtungsaufwendungen können alle Kosten geltend gemacht werden, die mit der Bewirtung zusammenhängen. Dazu gehören auch Ausgaben für die Garderobe und für Trinkgelder.

Bewirtungsaufwendungen müssen nachgewiesen werden

Damit die Rechnung gültig ist, muss diese maschinell erstellt worden sein. Selbst erstellte oder handschriftliche Belege reichen als Nachweis genauso wenig aus, wie Abrechnungen von Kreditkarten. Neben dem Datum und dem Namen der Gaststätte bzw. des Restaurants muss auch der Name des Steuerpflichtigen auf der Rechnung gedruckt sein. Damit diese gültig ist und als Nachweis akzeptiert wird, ist es zusätzlich notwendig, dass die Teilnehmer namentlich vermerkt werden, wie auch der Anlass der Bewirtung. Damit die Bewirtungsaufwendungen in Zukunft zu den Betriebsausgaben hinzugezählt werden können, müssen Betroffene auf die korrekte Gestaltung der Rechnung achten. Die Bewirtungsaufwendungen müssen getrennt und einzeln auf einem gesonderten Konto aufgezeichnet werden. Werden diese Auflagen nicht im Detail erfüllt, besteht die Gefahr, dass das Finanzamt die Bewirtungskosten streicht, selbst wenn an der beruflichen Veranlassung und der Angemessenheit der Höhe der Aufwendungen kein Zweifel besteht. Abschließend muss die erstellte Rechnung vom Steuerpflichtigen persönlich unterschrieben werden.

Auf Angemessenheit ist zu achten

Bei den Bewirtungsaufwendungen muss auf die Angemessenheit geachtet werden. Als Betriebsausgaben abzugsfähig sind unangemessene Kosten nicht. Unterschieden wird nach Höhe der unangemessenen Kosten und nach Art. Zum Beispiel ist der Besuch in einem Nachtklub nicht abzugsfähig. Die Entscheidung, ob die Höhe der Kosten für die Bewirtung unangemessen ist, hängt von den jeweiligen Umständen ab und den Standards der jeweiligen Branche. Kosten, die in der Höhe unangemessen sind, können aufgeteilt werden in einen angemessen Teil, der abzugsfähig ist und einen unangemessenen Teil. Die Feier eines Geburtstages wird als eine Veranstaltung mit einem überwiegend privaten Anteil angesehen. Die Kosten werden der allgemeinen Lebensführung zugeschrieben und sind somit nicht als Betriebskosten abzugsfähig. Die Bewirtungsaufwendungen für eine solche Veranstaltung können daher nicht geltend gemacht werden.

Bewirtungsaufwendungen und Kleinstbetragsrechnung

Eine Ausnahme zur Regelung der Bewirtungsaufwendungen ist bei Ausgaben gegeben, die die Summe von 150 Euro nicht überschreiten. Bei solchen Fällen liegt eine Kleinstbetragsrechnung vor. Für diese reichen die Anschrift und der vollständige Name der Gaststätte, die Angabe der Menge und des Umfangs der Leistungen, der Steuersatz und das Bruttoentgelt aus.

Beschränkung der Abzugsfähigkeit von Bewirtungsaufwendungen auf 70 Prozent

Die Bewirtungsaufwendungen, die aus geschäftlichen Gründen stattfinden, können nur zu 70 Prozent abgezogen werden. Es muss dabei deutlich zwischen zwei Arten der Bewirtung unterschieden werden. Werden eigene Mitarbeiter bewirtet, wie dies z. B. im Rahmen einer Weihnachtsfeier der Fall ist, sind die entstehenden Kosten zu 100 Prozent abzugsfähig. Bei der Bewirtung von fremden Arbeitnehmern, z. B. bei einem Essen mit einem Geschäftspartner, können die Bewirtungsaufwendungen nur zu 70 Prozent abgesetzt werden.

Zusammenfassung zu den Bewirtungsaufwendungen

Damit die Bewirtungsaufwendungen abgesetzt werden können, müssen die Aufwendungen also angemessen sein und korrekt ausgewiesen werden. Eine Korrektur der maschinell erstellten Belege darf nicht durchgeführt werden. Eine Beschreibung z. B. als Geschäftsessen ist nicht ausreichend. Alle nötigen Rechnungsdaten einer Unternehmerrechnung müssen enthalten sein und der Beleg muss vom Gastgeber unterschrieben werden. Bei Rechnungen unterhalb der Grenze von 150 Euro reichen der vollständige Name des Rechnungsempfängers, der Name der Gaststätte und der Betrag. Die Namen der Teilnehmer müssen dann nicht mit angegeben werden. Auch eine genaue Beschreibung des Anlasses in nicht notwendig.

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