Buchhaltung Grundlagen

Aufwendungen und Erträge richtig buchen

31. Juli 2012

Worin unterscheiden sich Aufwendungen und Erträge voneinander?

Erträge und Aufwendungen entstehen im Geschäftsjahr während der Erfolgsrechnung. Ermittelt werden sie aus den Basisdaten einer Inventur und anschließend in einer Eröffnungsbilanz festgehalten. Aufwendungen fallen an, sobald der Unternehmer Mittel bezieht, die dem Betriebszweck dienen. Dazu zählt das Anlage- und Umlaufvermögen. Im Anlagevermögen finden sich zum Beispiel Maschinen, der Fuhrpark sowie die Betriebs- und Geschäftsausstattung. Im Umlaufvermögen hingegen finden sich sämtliche Forderungen, Mitarbeitergehälter, Steuern sowie Mietaufwendungen und Bankengeschäfte. All diese Sachen werden auf der linken Seite der Bilanz unter Aktiva vermerkt. Sie wirken sich erfolgsmindernd auf die Unternehmensentwicklung aus und schmälern demzufolge den Gesamtgewinn.

Erträge funktionieren genau umgekehrt. Diese haben eine positive Auswirkung auf das Unternehmen und werden auf der Passiva-Seite der Eröffnungsbilanz aufgelistet. Dazu zählen das Eigen- sowie das Fremdkapital. Beispiele hierfür wären Provisionen, Zinserträge und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Aufwendungen und Erträge werden am Ende des Geschäftsjahrs einander in einer Abschlussbilanz gegenübergestellt. Überwiegt die Aufwandsseite (Soll), so hat das Unternehmen einen Verlust. Umgekehrt ist es, wenn die Summe auf der Haben-Seite größer ausfällt. Dann gibt es für das Unternehmen einen Reingewinn. Die Grundregel der Aufwands- und Ertragsbuchung lautet Soll an Haben. Dementsprechend müssen die einzelnen Konten auch geführt werden. Im Betrieb wird die Buchung mit Hilfe einer speziellen Buchführungssoftware vom Buchhalter durchgeführt.

Aufwendungen und Erträge auf dem Erfolgskonto buchen

Nach der Erstellung der Eröffnungsbilanz mit Aufwendungen auf der Aktiva- und Erträgen auf der Passiva-Seite werden die Summen aus der Abschlussbilanz in die Gewinn- und Verlustermittlung übernommen. Dabei werden einzelne T-Konten für jede Position erstellt und die Summe aus der Eröffnungsbilanz entsprechend verbucht. Zu unterscheiden sind Aktiv- von Passiv-Konten. Passiv-Konten beinhalten im Soll die Summe aus der Eröffnungsbilanz. Sämtliche Abgänge werden auf der Soll-Seite der einzelnen Passiv-Konten gebucht, so dass Abgänge im Soll und Erträge im Haben stehen. Bei den Passiv-Konten werden immer Aufwendungen im Soll und Erträge im Haben verbucht.

Genau umgekehrt ist es bei Aktivkonten, die sich auf der Aktiv-Seite der Eröffnungsbilanz vorfinden. Hier finden sich die Summen aus der Eröffnungsbilanz im Haben jedes Aktivkontos. Ertrags- und Aufwandskonten sind in der Buchführung als Unterkonten des Eigenkapitals zu verstehen. Sie beeinflussen die Zu- und Abgänge im Unternehmen. Sämtliche Investierungen verringern das Passivkonto „Eigenkapital“ und werden demzufolge über das Konto „Eigenkapital“ abgeschlossen und nicht unmittelbar über die GuV. Vermerkt werden sie auf der Passivseite des Eigenkapitalkontos. Am Ende schließt man das Eigenkapitalkonto über das Gewinn- und Verlustrechnungskonto ab. So kann ein Unternehmen direkt sehen, ob es einen Verlust oder Gewinn im jeweiligen Geschäftsjahr gemacht hat und wie die Entwicklung des Unternehmens weitergeht.

Die Relevanz der Aufwendungen und Erträge für den Selbstständigen

Nicht nur große Firmen müssen die Zu- und Abgänge im Geschäftsjahr überwachen. Auch Selbstständige sind verpflichtet, ab einer bestimmten Umsatzsumme die Buchführung zu machen. Auch für sie gilt die Regel: keine Buchung ohne Beleg. Daher muss für jeden Geschäftsprozess eine Rechnung vorhanden sein. Um zu sehen, wie sich das Unternehmen entwickelt, sollte man nicht vernachlässigen, am Ende des Geschäftsjahres eine Abschlussbilanz zu erstellen. Je nachdem, wie groß das Unternehmen ist, kann der Aufwand unterschiedlich hoch ausfallen. Im Falle eines größeren Geschäfts ist die Hilfe eines Steuerberaters bzw. die Einstellung eines Buchhalters von Relevanz. Jeder Firmengründer sollte wissen, was Aufwendungen und Erträge sind.

Häufig ist es jedoch so, dass das Wissen nicht im ausreichenden Umfang vorhanden ist. In diesem Fall empfiehlt sich ein Kurs im Bereich Buchführung, um spätere Kosten für Steuerberater zu sparen. Solche Kurse werden von der IHK für Selbstständige und Existenzgründer angeboten, können aber auch anderweitig gemacht werden. Im Rahmen eines solchen Seminars lernt man über die Bedeutung der Aufwendungen und Erträge für das Unternehmen und auch andere in der Buchhaltung relevante Dinge, die man kennen sollte. Auch erfährt man, welche Software für die Buchhaltung genutzt werden sollte und wo diese zu erhalten ist. Ein solches Seminar ist für jeden Firmengründer, der keine buchhalterischen Kenntnisse hat, empfehlenswert und sollte unbedingt in Erwägung gezogen werden.

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