Buchhaltung Grundlagen

Alles über professionelles Debitoren Management erfahren

12. März 2014

Debitoren

In der Buchhaltung unterscheiden Unternehmen zwischen Debitoren und Kreditoren. Bei Debitoren handelt es sich um Schuldner, die Waren oder Dienstleistungen erhalten haben, die sie noch bezahlen müssen. Der Gegenpart zu einem Debitor ist der Kreditor. Ein Kreditor in einer Geschäftsbeziehung ist der Gläubiger aus den Forderungen, die aus Warenlieferungen oder aus der Erbringung von Dienstleistungen entstanden sind. Der Kreditor ist der Empfangsberechtigte aus den Zahlungen, die der Debitor noch zu leisten hat.

Sonderfall kreditorische Debitoren

In der Buchhaltung ist neben Debitoren und Kreditoren außerdem der Begriff des kreditorischen Debitors bekannt. Dieser hat seine Warenlieferung oder die erbrachte Dienstleistung reklamiert und erhält daher eine Gutschrift von dem Unternehmen. In diesem Fall wird er als kreditorischer Debitor bezeichnet, weil die Firma ihm Geld schuldet, obwohl es sich um einen Käufer handelt. Diese genaue Abgrenzung ist wichtig für die Bilanz, da Forderungen aus Lieferungen und Leistungen auf der Aktivseite der Bilanz erfasst werden, während es sich bei der Verbindlichkeit aus einer Gutschrift um einen passiven Bilanzposten handelt. Durch das für eine Bilanz geltende Saldierungsverbot dürfen die beiden Positionen nicht gegeneinander aufgerechnet werden. Der Gutschriftsbetrag aus der Reklamation wird als sonstige Verbindlichkeit in der Bilanz erfasst.

Durch ein professionelles Debitorenmanagement die Liquidität des Unternehmens sicherstellen

Die Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmen und den Kunden, die der Firma noch Geld schulden, wird als Debitorenmanagement oder auch als Forderungsmanagement oder Kreditmanagement bezeichnet. Allerdings beinhaltet das Debitorenmanagement auch die Überwachung und Verbuchung von Zahlungseingängen, die pünktlich eingehen. Ein professionelles Debitorenmanagement sorgt dafür, dass die Liquidität eines Unternehmens erhalten bleibt. Die wichtigsten Aufgaben des Debitorenmanagements bestehen aus:

  • Bonitätsprüfung des Käufers vor Auftragsannahme
  • Anlage und Pflege der Kundenkonten
  • pünktliche Erstellung und Versand der Rechnungen
  • Überwachung der Fälligkeiten für den Eingang der Zahlung
  • korrekte Verbuchung der Zahlungseingänge
  • Erstellung von Gutschriften nach einer Reklamation
  • Versand von Mahnungen bei Zahlungsrückständen
  • Einleitung des Mahnverfahrens bei nicht erfolgter Zahlung

Debitorenmanagement auslagern oder durch die hauseigene Buchhaltung erledigen?

Große Unternehmen verfügen in der Regel über eine eigene Abteilung, die die komplette Buchhaltung selbst übernimmt. Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen hingegen erledigt meist der Geschäftsführer diese Aufgabe. Vor allem in der ersten Zeit nach der Geschäftsgründung ist häufig kein Geld für eine separate Buchhaltungskraft eingeplant. Dazu muss sich der Unternehmensgründer jedoch gut mit den Anforderungen der Buchhaltung auskennen und er muss die Zeit aufbringen, um zum Beispiel Rechnungen pünktlich zu schreiben und zu versenden. Sobald das Geschäft gut läuft, entscheiden sich daher zahlreiche Mittelständler, die Buchhaltung an eine externe Firma auszulagern. Der Vorteil des Outsourcings liegt darin, dass der externe Anbieter sich mit allen buchhalterischen Erfordernissen gut auskennt und alle Gesetzesänderungen sofort beachtet. Außerdem kann sich ein Unternehmen darauf verlassen, dass das Debitorenmanagement sorgfältig erledigt wird und es somit nicht zu einem Liquiditätsengpass kommen wird.

Forderungsausfälle in der Bilanz richtig erfassen

Trotz eines gut laufenden Debitorenmanagements kommt es bei jedem Unternehmen zu Forderungsausfällen, weil ein Kunde seine Warenlieferung oder die erbrachte Dienstleistung nicht bezahlt. Wenn das Mahnverfahren abgeschlossen ist und kein Zahlungseingang mehr erwartet werden kann, muss der Forderungsausfall richtig in der Bilanz erfasst werden. Der nicht gezahlte Betrag darf in voller Höhe abgeschrieben werden, nachdem zunächst die Umsatzsteuer korrigiert wurde. Doch auch Forderungen, die zum Bilanzstichtag noch offen sind, können in der Zukunft nicht bezahlt werden. Dazu darf der Verkäufer die offenen Posten entweder einzeln in der Bilanz wertberichtigen oder er entscheidet sich für eine Pauschalwertberichtigung. Bestehen mehrere offene Forderungen zum Bilanzstichtag, ist auch eine Kombination der beiden Methoden zur Wertberichtigung möglich.

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