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Richtiges Forderungsmanagement, so kommen Sie sicher an Ihr Geld!

18. März 2012

Forderungsmangement


Inhaltsverzeichnis:


 

Forderungsmanagement ist das unternehmerische Mittel um Ihre Liquidität und Ihren Erfolg zu sichern. Wenn Kunden Ihre Rechnungen schnell begleichen und Forderungsausfälle ausbleiben, ist das Forderungsmanagement gut. Wie auch Kleinbetriebe leicht und ohne großen Kostenaufwand dieses Ziel erreichen können, erfahren Sie in unseren praktischen Tipps.

Verträge richtig gestalten

Schon am Anfang geschäftlicher Beziehungen sollten Sie Ihre Interessen durch vertragliche Regelungen absichern. Zu Beginn ist das Verhältnis zu Ihrem Vertragspartner noch in Ordnung und der richtige Zeitpunkt, um Auseinandersetzungen im Vorfeld zu vermeiden. Denn gerichtliche Verfahren zur Beitreibung von Forderungen dauern häufig lange und verursachen zudem Kosten.

Vertraglich können unterschiedliche Klauseln festgelegt werden, die Ihnen helfen, gegenüber Ihrem Schuldner Ihre Forderung durchzusetzen und Ihre Position in einem Streitfall vor Gericht zu verbessern. Für das eigene Unternehmen ist die Absicherung durch einen Vertrag umso wichtiger, je größer der Auftragswert ist.

Über die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) als Grundregel für Ihre Vereinbarungen über die Herstellung oder Lieferung Ihrer Produkte, können Sie Zeit und Arbeit sparen, wenn Sie ständig die gleichen Waren herstellen oder liefern. Lieferumfang, Preis und sonstige besondere Vereinbarungen sollten trotz der AGB grundsätzlich gesondert schriftlich festgehalten und bestätigt werden.

Achtung

Im Angebot oder Anschreiben die Übermittlung der AGB immer ausdrücklich erwähnen und beifügen.

Zur optimalen Forderungssicherung sollten Sie diese Punkte klar regeln:

Vertragspartner

Ihr Vertragspartner ist in der Regel nicht die Person, mit der Sie die Verhandlungen führen, sondern das Unternehmen für das diese Person handelt. Über die Rechtsform haben die Unternehmen als eigene Rechtspersönlichkeiten zumeist eine Haftungsbeschränkung herbeigeführt, das heißt, sie haften nur mit ihrem Gesellschaftsvermögen für entstandene Forderungen. Es ist also wichtig im Vorfeld zu überprüfen, wer Ihr künftiger Vertragspartner ist und Sie sollten versuchen einzuschätzen, welche wirtschaftliche und finanzielle Leistungskraft hinter dem Kunden steckt, mit dem Sie es zu tun haben. Wenn das Vermögen der Gesellschaft nicht ausreicht kann es im schlimmsten Fall dazu führen, dass Ihre Forderungen nicht gezahlt werden. Deswegen ist es ratsam vorab Erkundigungen über die wirtschaftliche Lage Ihres Vertragspartners einzuholen, um das Risiko eines Forderungsausfalls zu minimieren.

Leistungsumfang und Preis

Nur ein Schriftstück, also ein Vertrag oder ein Bestätigungsschreiben, kann im Ernstfall beweisen, was Sie mit Ihrem Vertragspartner vereinbart haben. Der Inhalt des Dokuments bestätigt objektiv was Inhalt Ihrer Vertragsverhandlung war, denn dritte Personen, die bei einem Rechtsstreit neutrale Angaben über die Vertragsverhandlungen machen können, sind eher selten. Im Vertrag sollten der vereinbarte Preis und die genaue Leistung dafür fixiert sein. Besonders der  Lieferungs- und Leistungsumfang kann zu zeitaufwendigen Auseinandersetzungen führen, weil Gläubiger meinen, umfangreichere Leistungen bestellt zu haben und diese ohne Preisaufschlag fordern zu können oder erst gar nicht erhalten zu haben, was vereinbart war.

Die Fälligkeit von Zahlungs- bzw. Lieferfrist und Abschlagszahlungen

Vereinbaren Sie im Detail, wann die Lieferung bzw. Leistung als erbracht gilt, wann die Zahlung dafür erfolgen muss und welche Konsequenzen es hat, wenn der Schuldner nicht innerhalb der vereinbarten Frist bezahlt. Der Vorteil solcher Vereinbarungen ist, dass Ihre Forderung ohne gesonderte Mahnung fällig wird und der Kunde sich ab dem geregelten Zeitpunkt in Verzug befindet und Sie von diesem Datum ab Zinsen verlangen können. Bei einem größeren Auftragsvolumen ist es angebracht, Abschlagszahlungen zu vereinbaren, um Engpässe der eigenen Liquidität aufgrund hoher Vorleistungen zu vermeiden.

Durch Vorkasse oder Sicherheiten, Ihre Lieferung oder Leistung absichern

Um das Risiko auf Ihren Forderungen sitzen zu bleiben ganz auszuschalten, können Sie mit Ihrem Vertragspartner Vorkasse vereinbaren oder aber entsprechende Sicherheiten verlangen, beispielsweise die persönliche Haftung des Geschäftsführers des Unternehmens oder eine Bürgschaft. Einen sichereren Weg an Ihr Geld zu kommen, gibt es kaum. In der Baubranche können auch nach Vertragsabschluss noch Sicherheiten verlangt werden.

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Vorgehen bei Nichtzahlung, erst einmal außergerichtlich

Wenn Ihr Schuldner nicht bezahlt, empfiehlt es sich zunächst evtl. vorhandene Missverständnisse in einem persönlichen Gespräch oder Telefonat auszuräumen. Gelingt dies nicht und bleibt Ihr Vertragspartner weiter zahlungsunwillig, sollten Sie in mehreren Stufen gegen Ihren Schuldner vorgehen.

Mahnwesen im eignen Unternehmen

1. Mahnstufe

Alle Mahnungen, auch die erste, sollten schriftlich erfolgen. Erste Mahnungen sind meist freundlich gehalten, um die Geschäftsbeziehung auch im Hinblick auf zukünftige Vereinbarungen nicht unnötig zu belasten. Folgende Punkte sollten in der ersten Mahnung enthalten sein:

  1. die Höhe der offenen Forderung
  2. das vereinbarte Zahlungsziel (ursprüngliche Fälligkeit)
  3. Fristsetzung zur Zahlung in einem angemessenen Zeitraum (beispielsweise 10 bis 14 Tage

2. Mahnstufe

Auch nach der ersten schriftlichen Mahnung kann bereits ein Telefonanruf genügen, um ggf. vorhandene Gründe für die verzögerte Zahlung auszuräumen. Schlagen solche Versuche fehl, folgt die zweite schriftliche Mahnung, die in ihrer Formulierung bereits bestimmter sein sollte und in der Sie Ihrem Schuldner klar machen, dass eine weitere Nichteinhaltung der Zahlungsfrist Maßnahmen zur Folge halt. Folgende Punkte sollten in der zweiten Mahnung enthalten sein:

  1. eine erneute, aber kürzere Zahlungsfrist (beispielsweise fünf Tage)
  2. Androhung von Maßnahmen nach erfolglosem Ablauf der Frist, wie z.B. Einschaltung eines Anwalts, Gerichts oder Inkassounternehmens und die damit für den Schuldner verbundenen Kosten

3. Mahnstufe

In der dritten Mahnstufe können Sie, evtl. nach einer letzten telefonischen oder schriftlichen Aufforderung, einen Rechtsanwalt oder ein Inkassounternehmen mit dem Einzug Ihrer Forderung beauftragen, sobald die in der zweiten Mahnung gesetzte Frist verstrichen und keine Reaktion Ihres Schuldners erfolgt ist.

Achtung: Verjährung

Eine Mahnung, in welcher Form auch immer, unterbricht nie die Verjährung!  Nach den Vorschriften des BGB und HGB beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre. Forderungen aus einem gerichtlich erwirkten Vollstreckungstitel verjähren erst in 30 Jahren, also in einem Zeitraum, in dem der Schuldner noch zu Geld kommen kann. Warten Sie also nicht zu lange, um nicht in die Verjährungsfalle zu geraten und einen vollständigen Forderungsausfall zu riskieren.

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Beauftragung von Rechtsanwälten und Inkassounternehmen

Wie unter dem Absatz ”3. Mahnstufe“ aufgeführt, können Sie nach Ihren eigenen erfolglosen Mahnungen entweder:

  1. ein Inkassounternehmen mit dem Einzug Ihrer Forderung beauftragn
  2. einen Rechtsanwalt einschalten
  3. gerichtliche Hilfe in Anspruch nehmen

Bei unbestrittenen Forderungen, also solchen, bei denen der Schuldner keine Einwendungen entgegensetzt und daher nur zahlungsunwillig oder unfähig ist, kommt insbesondere die Beauftragung eines Inkassounternehmens in Betracht. Wenn der Schuldner Einwendungen gegen die Rechtmäßigkeit und / oder die Höhe der Forderung erhebt, sollte besser ein Rechtsanwalt mit der Forderungseintreibung beauftrag werden, da Inkassobüros im Gegensatz zu Anwälten nicht vor Gericht auftreten dürfen. Es entstehen doppelte Kosten, da das Inkassounternehmen seinerseits einen Rechtsanwalt beauftragen muss. Diese Kosten trägt der Auftraggeber des Forderungseinzugs in der Regel selbst, da der Schuldner meist nicht verpflichtet ist, diese zu erstatten.

Hinweis zum Datenschutz

Nach den Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG § 28a) soll die unkontrollierte Datenweitergabe zum Schutz von Schuldnern verhindert werden. Ab dem 01.04.2010 müssen diese neuen datenschutzrechtlichen Bestimmungen im betrieblichen Mahnwesen beachtet werden.

Gerichtliches Mahnverfahren

Die Gerichte stellen zwei unterschiedliche Verfahren zur Verfügung, wenn Ihre Mahnungen nutzlos waren und Sie die Hilfe des Gerichts in Anspruch nehmen müssen. Es sind das gerichtliche Mahnverfahren und das Klageverfahren.

Wenn die Forderung unbestritten ist und Sie nicht mit Einreden des Schuldners gegen die geltend gemachte Forderung rechnen müssen, empfiehlt es sich das schnellere und billigere Mahnverfahren einzuleiten. Sollten Sie aber von einem Widerspruch des Schuldners ausgehen, ist es zweckmäßiger gleich ein Klageverfahren anzustreben. Hat der Schuldner also schon Einwendungen erhoben, beispielsweise wegen Falschlieferung oder Mängel, ist dieses Verfahren zeitsparender, da bei widersprochenen gerichtlichen Mahnverfahren eine Abgabe an das zuständige Amts- oder Landgericht erfolgt und, wie bei einer Klage, die Forderung gegenüber dem Gericht begründet werden muss

Antrag

Folgende Angaben müssen beim Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides enthalten sein:

  1. die Bezeichnung der Parteien, also des Gläubigers und des Schuldners, ihrer gesetzlichen Vertreter und möglicher Prozessbevollmächtigter
  2. die Bezeichnung des Gerichts, bei dem der Antrag gestellt wird
  3. die Bezeichnung des Anspruchs und der Höhe der Forderung, wobei Haupt- und Nebenforderung (Zinsen und Kosten) gesondert und einzeln aufgeführt werden müssen
  4. die Erklärung, dass der Anspruch nicht von einer Gegenleistung abhängt, bzw. dass diese bereits erbracht ist
  5. die Bezeichnung des Gerichts, das für ein streitiges Verfahren sachlich und örtlich zuständig ist.

Zur Vereinfachung für diesen Antrag sind Vordrucke eingeführt worden, die Sie in Schreibwarengeschäften erhalten können und benutzen müssen. Die Bundesländer haben aus Vereinfachungsgründen und zur Beschleunigung zentrale Mahngerichte eingeführt, die in jedem Bundesland einem bestimmten Amtsgericht anhängen und  die Anträge maschinell bearbeiten. Aus diesem Grund müssen die Vordrucke maschinell lesbar ausgefüllt werden.

Von den zentralen Mahngerichten wurden mittlerweile auch elektronische Mahnbescheide eingeführt, Sie können also auch über das Internet Mahnbescheidsformulare abrufen, ausfüllen und an das Mahngericht senden. Das Online-Mahnverfahren finden Sie unter: www.online-mahnantrag.de

Weil gleichzeitig mit dem Antrag die Mahngebühren vom Konto des Antragstellers abgebucht werden, nennt sich dieses Verfahren Barcode-Verfahren.

Mahnbescheid

Bei vollständig ausgefülltem Antrag, wird der Mahnbescheid vom Amtsgericht erlassen und dem Schuldner zugestellt. Dieser kann während einer Frist von zwei Wochen nach Zustellung des Mahnbescheids beim zuständigen Gericht schriftlich Widerspruch gegen den vollständigen Anspruch, oder nur einem Teil davon, einlegen. Dies wird er tun, wenn er der Meinung ist, dass er den geforderten Betrag nicht schuldet, oder er keinen Grund erkennen kann, warum ein Mahnverfahren gegen ihn eingeleitet wurde. Der Fall wird bei Widerspruch an das für die Entscheidung des Rechtsstreits zuständige Amts- oder Landgericht abgegeben.

Vollstreckungsbescheid / Vollstreckungstitel

Der Vollstreckungsbescheid kann beantragt werden, wenn der Schuldner keinen Widerspruch gegen den Mahnbescheid erhebt und gilt bei Erlass als Vollstreckungstitel. Mithilfe eines Gerichtsvollziehers kann die titulierte Forderung dann vollstreckt werden. Innerhalb einer Frist von zwei Wochen kann der Schuldner gegen den Vollstreckungsbescheid Einspruch einlegen. Der Gläubiger kann trotz des Einspruch des Schuldnern die Zwangsvollstreckung betreiben. Nur mit einem gleichzeitigen Antrag des Schuldners auf vorläufige Einstellung der Zwangvollstreckung bis zu einer endgültigen Entscheidung durch das Gericht, kann der Schuldner die Zwangsvollstreckung dann noch verhindern.

Gerichtliche Klageverfahren und Zwangsvollstreckung

Bei einem Widerspruch gegen den Mahnbescheid oder Einspruch gegen den Vollstreckungsbescheid durch den Schuldner, kommt es zu einem streitigen Verfahren vor dem zuständigen Gericht. Dies passiert auch dann, wenn ohne vorherige Einleitung des Mahnverfahrens gleich ein Klageverfahren vom Schuldner angestrebt wurde, weil die Forderung von ihm bestritten wird.

Der allgemeine Gerichtstand des Schuldners ist das Amtsgericht, in dessen Bezirk der Schuldner seinen Wohnsitz hat bzw. sein gewöhnlicher Aufenthalt ist und ist somit das örtlich zuständige Gericht für das Klageverfahren. Bei juristischen Personen (GmbH, GmbH & Co. KG, GbR, OHG etc.) ist der allgemeine Gerichtstand der Sitz des Unternehmens. Um die Durchführung eines Prozesses zu erleichtern, kann es in bestimmten Fällen außerdem noch besondere Gerichtsstände geben. Beträgt die Forderung mehr als 5.000 EUR wird statt des Amtsgericht das entsprechende Landgericht zuständig. Im Gegensatz zum Amtsgericht, besteht vor dem Landgericht Anwaltszwang, d.h. das die Parteien Rechtsanwälte zur Durchführung des streitigen Verfahrens beauftragen müssen.

Die Parteien müssen eine Klage und der Gegner eine Klageerwiderung abgeben und ggf. weitere Schriftsätze vorlegen, damit das zuständige Gericht ein Urteil fällen kann, das wiederum die Vorraussetzung für den Vollstreckungstitel und somit für die Zwangsvollstreckung ist. Nach Eingang dieser Dokumente benennt das Gericht einen Termin zur mündlichen Verhandlung, zu dem beide Parteien erscheinen müssen. Bei Prozessen vor dem Amtsgericht muss dazu kein Rechtsanwalt erscheinen, bei Prozessen vor dem Landgericht müssen die Parteien von Anwälten begleitet werden. Das Gericht entscheidet nach der mündlichen Verhandlung, ob noch eine Beweisaufnahme nötig ist oder ggf. Zeugen oder Sachverständige hinzugezogen werden müssen, oder ob gleich ein Urteil abgefasst werden kann. Ist eine zusätzliche Beweisaufnahme notwenig, fällt das Gericht das Urteil erst wenn nochmals mündlich verhandelt wurde.

Zwangsvollstreckung

Die Zwangsvollstreckung kann betrieben werden, wenn eine Vollstreckungstitel vorliegt. Durch entsprechende Anträge beim zuständigen Amtsgericht wird ein Gerichtsvollzieher bestellt, der die Zwangsvollstreckung beim Schuldner durchführt. Es empfiehlt sich zur Durchführung der Zwangsvollstreckung einen Rechtsanwalt oder ein Inkassounternehmen zu beauftragen, da vielfältige Möglichkeiten zur Zwangsvollstreckung bestehen. So kann die Zwangsvollstreckung aussehen:

  • Sachpfändung in der Wohnung oder am Geschäftssitz des Schuldners
  • Forderungspfändung, das bedeutet die Pfändung von Arbeitseinkommen oder von Forderungen des Schuldners gegenüber Dritten

Die Kosten für den Gerichtsvollzieher und den Rechtsanwalt oder das Inkassounternehmen muss der Gläubiger vorstrecken, im Zuge der Zwangsvollstreckung muss aber dann der Schuldner die gesamten Kosten übernehmen. Sie sollten vor der Vollstreckung Erkundigungen über die finanzielle Situation Ihres Schuldners einholen, um nicht unnötige Kosten zu verauslagen. Hat der Schuldner beispielsweise bereits eine eidesstattliche Versicherung abgelegt, empfiehlt es sich mit der Zwangsvollstreckung mindestens für ein Jahr zu warten, damit der Schuldner wieder zu Geld kommen kann. Entsprechende Informationen können beim Amtsgericht in Erfahrung gebracht werden. Eine Zwangsvollstreckung kann zu einer zeitaufwendigen und langwierigen Angelegenheit werden.

Verzugszinsen

Unabhängig vom konkreten Schaden, können vom Schuldner Zinsen verlangt werden, wenn dieser sich in Verzug befindet. Diese sogenannten Verzugszinsen sind in der Höhe vom Gesetzgeber geregelt, soweit sie nicht im Vorfeld von den Parteien vertraglich festgelegt worden sind.

Verzugszinsen setzen sich aus einem Basiszinssatz und einem Aufschlag zusammen. In der Regel wird der Basiszinssatz zum 1.1. und 1.7., also halbjährlich, von der Deutschen Bundesbank festgelegt. Die Höhe des Aufschlags ist richtet sich danach, ob der Schuldner Privat- oder Geschäftsmann ist:

Bei einem sogenannten Verbrauchergeschäft wird ein um fünf Prozentpunkte erhöhter Basiszinssatz angewandt. Es liegt vor wenn der Schuldner ein Privatmann ist.

Bei einem Handelsgeschäft, ist der Schuldner also ein Geschäftsmann, wird ein um acht Prozentpunkte erhöhter Basiszinssatz angewandt.

Seit dem 1.1.2012 liegt der Basiszinssatz bei 0,12 %. Die Deutsche Bundesbank ist nach § 247 Abs. 2 BGB verpflichtet den aktuellen Stand des Basiszinssatz im Bundesanzeiger zu veröffentlichen. Seit Beginn dieses Jahres gelten somit folgende Verzugszinsen

  • Verbrauchergeschäft: Verzugszinssatz 5 Prozentpunkte + Basiszinssatz = 5,12 %
  • Handelsgeschäft: Verzugszinssatz 8 Prozentpunkte + Basiszinssatz = 8,12 %

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Berechnung der Verzugstage und der Forderung

Die Höhe der Forderung und der Verzugszeitraum beeinflussen die Höhe der Verzugszinsen. In der Regel beginnt der Verzugszeitraum ein Tag nach dem Fälligkeitsdatum. Verzugszinsen werden tageweise berechnet und es wird kein Zinseszins berücksichtigt. Dieser Zeitraum spielt also neben der Höhe der Forderung eine entscheidende Rolle bei der Höhe der Verzugszinsen. Sie müssen berechnen, wie viele Tage der Schuldner mit seiner Zahlung in Verzug ist.

Es wird die exakte Anzahl der Tage eines Jahres berücksichtigt. Für Schaltjahre und nicht Schaltjahre ergeben sich daher unterschiedliche Berechnungsformeln. Man spricht dabei von der sogenannten Effektivzinsmethode. Die allgemeine Zinsformel zur Ermittlung der Tageszinsen (Tageszinsen = Kapital x Zinssatz x Tage / 100 * 360) kann nicht angewandt werden. Die Formeln lauten wie folgt:

Nicht-Schaltjahre:  Tageszinsen = Kapital x Zinssatz x Tage / 100 * 365

Schaltjahre:          Tageszinsen = Kapital x Zinssatz x Tage / 100 * 366

Folgende Daten müssen zur Berechnung des Zeitraums des Zahlungsverzugs hinzugezogen werden:

Tag nach dem Fälligkeitsdatum (gesetzlicher Fristbeginn ist in § 187 BGB gereglt)

Tag der Verzugsbeendigung

Beispiel: Fälligkeitsdatum einer Rechnung 20.11.2011, Zahlung am 24.11.2011. Erster Tag im Verzug ist damit der 21.11.2011, der Verzug endet am 24.11.2011, der Verzugszeitraum beträgt damit 4 Tage.

Tipp: Unterscheiden Sie zwischen  Brutto- und Nettowert

Neben dem Verzugszeitraum wird die Höhe der Verzugszinsen selbstverständlich von der Höhe der fälligen Forderung beeinflusst. Die Frage, ob der Brutto- oder Nettorechnungsbetrag zur Ermittlung der Verzugszinsen herangezogen werden muss, hängt von der Art der Besteuerung der Umsatzsteuer ab:

Bei der sogenannten Ist-Besteuerung wird die Umsatzsteuer nach den tatsächlich eingenommenen Beträgen berechnet. Das bedeutet, dass die Umsatzsteuer erst nach der Zahlung an das Finanzamt abgeführt werden muss. Dem Gläubiger entsteht deswegen kein Zinsschaden aus der Umsatzsteuer und es muss für die Berechnung der Verzugszinsen der Rechnungsbetrag ohne Mehrwertsteuer, also der Nettobetrag hinzugezogen werden.

Im Rahmen der Soll-Besteuerung muss die Umsatzsteuer unabhängig von der Einnahme der vereinbarten Entgelte an die zuständige Finanzbehörde abgeführt werden, wann die Rechnung von Ihrem Kunden bezahlt wird, spielt keine Rolle. Somit ist der Bruttorechnungsbetrag die Grundlage für die Berechnung der Verzugszinsen, da auch für den anteiligen Mehrwertsteuerbetrag ein Schaden im Falle des Verzugs entsteht.

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Wichtige Tipps für die Praxis

Leicht und ohne großen Kostenaufwand können folgende Maßnahmen auch von Handwerkern und Kleinbetrieben umgesetzt werden:

Werfen Sie bei Auftragsangeboten einen ersten Blick ins Telefonbuch (vorzugsweise übers Internet) und prüfen Sie, ob Eintragungen zur Adresse oder Telefonnummern vorhanden sind. Ist dies nicht der Fall, ist Vorsicht geboten.

Beim Handelsregister können weitere Auskünfte eingeholt werden (www.handelsregisterauszug-online.de und www.handelsregister.de). Dazu benötigen Sie Informationen über Inhaber, Geschäftsführer, Firmensitz, Registergericht und Handelsregisternummer. Bei Firmenkunden können Sie diese Angaben heutzutage leicht über das Impressum auf der Homepage im Internet in Erfahrung bringen.

Wenn Sie zur Auftragserfüllung in Vorleistung gehen müssen, beispielsweise für den Einkauf von Materialien, verlangen Sie Vorschüsse von Ihrem Kunden. In vielen Branchen, z. B. im Handwerk oder im Maschinenbau ist diese Handhabung üblich. So vermeiden Sie Liquiditätsengpässe und verringern Ihr Risiko im Fall des Forderungsausfalls. Oft ist nur die Argumentation maßgebend, um dem potenziellen Kunden den Sinn und Zweck der Vorschusszahlungen nahe zu bringen. Benennen Sie konkret Art und Höhe der benötigten Materialien. Ggf. können Sie Ihrem Kunden vorschlagen, den Einkauf selbst zu organisieren, was unter Umständen auch finanzielle Vorteile für Ihren Kunden hat. Teilen Sie Ihrem Kunden dazu die entsprechenden Geschäfte bzw. Lieferanten und die benötigten Waren mit.

Wenn Sie im Gegenzug einen Rabatt versprechen oder kostenlose Zusatzleistungen wie beispielsweise Wartung oder Service für einen bestimmten Zeitraum anbieten, lässt sich eine Vorschusszahlung leichter durchsetzen. Halten Sie solche Vereinbarungen grundsätzlich im Kaufvertrag fest.

Beachten Sie sehr genau die Vorschriften des § 14 UStG bei der Rechnungsstellung. Formelle oder inhaltliche Fehler müssen unbedingt vermieden werden. Viele Kunden sind oft sehr einfallsreich, wenn es darum geht, eine Verbindlichkeit nicht rechzeitig zahlen zu müssen, versuchen Sie also ihm durch fehlerhafte Rechnungen keinen berechtigten Grund dafür zu geben. Ggf. beruft sich Ihr Kunde darauf, dass die Fälligkeit der Forderung gar nicht besteht. Schickt Ihr Kunde die Rechnung zum Zweck der Rechnungsberichtigung zurück oder müssen Sie die Original-Rechnung zurückfordern (§ 14c UStG), kostet dies wertvolle Zeit. Besonders problematisch ist es dann, wenn der Kunde die fehlerhafte Rechnung nicht zurückschickt und nicht bezahlt. Sie riskieren dann bei einem anhängenden Prozess auf den entstehenden Kosten sitzen zu bleiben.

Sie sollten die Forderung unmittelbar nach Leistungserfüllung in Rechnung stellen. Bei Warenlieferungen ist es möglich, die Rechnung schon mit Auslieferung der Ware mitzuschicken. Bei Werksleistungen an Privatleute mit Pauschalpreisen, können Sie die Rechnung direkt nach der Abnahme aushändigen.

Bei Privatleuten können Sie der Rechnungen einen vorbereiteten Überweisungsträger beifügen. Das kann eine beschleunigte Zahlung bewirken. Noch sicherer im Hinblick auf Ihre Liquidität und zur Erleichterung der Verwaltungsarbeit sind Einzugsermächtigungen, die Sie mit Ihrem Kunden vereinbaren können.

Formulieren Sie eindeutige Zahlungsbedingungen auf Ihrer Rechnung und weisen Sie insbesondere auf die Fälligkeit der Forderung hin. Ein Fixdatum, z.B. 31.1.12, empfiehlt sich dabei am besten.

Überprüfen Sie die Zahlungseingänge. Mit der in den meisten Betrieben vorhandenen Software ist es möglich, Wiedervorlagen für Zahlungseingänge zu notieren, z.B. in ²Outlook² unter Aufgaben. Es empfiehlt sich in regelmäßigen Abständen, beispielsweise zur Mitte und Ende jeden Monats, die offenen Posten aus der Buchhaltung selbst oder von einem Mitarbeiter zu überprüfen.

Scheuen Sie sich nicht, Ihren Kunden an die fällige Zahlung zu erinnern. Wenn Sie Ihre Leistung vertragsgemäß erfüllt haben, ist Ihr Vertragspartner am Zuge. Viele Unternehmen gehen dies nur ungern an, weil Sie Angst haben ihre Kunden zu verlieren. Dabei ist es Ihr gutes Recht, die Zahlung Ihrer Leistung vom Schuldner zu fordern. Das Mahnwesen ist ein wichtiger Bestandteil im Betrieb und sollte von einer Person übernommen werden, die konsequent und schlagfertig ist und bei offensichtlichen Ausreden zu reagieren weis.

Rufen Sie Ihren Kunden nach Überschreitung des festgesetzten Zahlungsziels persönlich an und erinnern höflich, aber bestimmt an die offene Zahlung, um Ihren Kunden mit schriftlichen Mahnungen nicht gleich zu verärgern. Vereinbaren Sie ggf. einen neunen Zahlungstermin. Der Inhalt des Telefonats sollte anschließend schriftlich zusammengefasst und an den Kunden geschickt werden. Weisen Sie darauf hin, dass bei weiteren Mahnungen Gebühren und Verzugszinsen gefordert werden.

Vorschriften, dass man den Schuldner dreimal anmahnen muss, gibt es nicht. Wenn ein festes oder berechenbares Zahlungsdatum vereinbart wurde, kann eine Mahnung rechtlich unterbleiben. Telefonische und / oder schriftliche Mahnungen sind dennoch üblich, zu viele Mahnungen kosten aber nur Zeit und damit Geld.

Beachten Sie in jedem Fall die Verjährungsfrist von 3 Jahren. Überprüfen Sie rechtzeitig vor dem Jahreswechsel, ob Forderungen bestehen, die drei Jahre alt sind und entscheiden sich zügig für geeignete Maßnahmen.

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3 Antworten auf Richtiges Forderungsmanagement, so kommen Sie sicher an Ihr Geld!

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Boris Schneider sagt:
27. März 2013 um 18:02

Perfekt geschildert! Da ich aber in letzter Zeit immer wieder Fälle habe, bei denen ich mein Geld nicht bekomme, erledigt das nun mein Buchhalter. Der hat dafür mehr Zeit 😉

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